Beispiel-Konzept: Was Sie innerhalb von 24 Stunden bekommen
Dies ist ein repräsentatives Beispiel des Dokuments, das Sie innerhalb von 24 Stunden nach einer Konzept-Anfrage erhalten. Namen und Zahlen sind illustrativ; die Struktur, die Detailtiefe und die Festpreis-Zusage sind exakt das, was Sie bekommen.
1. Ausgangslage
Ein Großhandelsunternehmen mit 60 Mitarbeitenden gleicht monatlich ca. 450 Lieferantenrechnungen gegen Bestellungen ab. Zwei Personen in der Buchhaltung verbringen zusammen 38 Stunden pro Monat damit, Positionen abzugleichen, Abweichungen per E-Mail zu klären und Korrekturen ins ERP einzutragen.
2. Ist-Prozess
- Rechnungen kommen als PDF-Anhänge in ein Sammelpostfach.
- Eine Buchhalterin öffnet jedes PDF, sucht die passende Bestellung im ERP und vergleicht die Positionen von Hand.
- Abweichungen (ca. 12 % der Rechnungen) lösen eine manuelle E-Mail an den Lieferanten aus, nachgehalten in einer Tabelle.
- Abgeglichene Rechnungen werden zur Zahlungsfreigabe ins ERP eingetragen.
Kosten des Status quo: 38 h/Monat × Vollkosten ≈ 2.100 €/Monat, plus Mahngebühren aus liegengebliebenen Klärfällen.
3. Lösungsvorschlag
Deterministische Logik übernimmt die vorhersehbaren Teile. KI kommt nur dort zum Einsatz, wo Regeln nicht ausreichen.
- Eingang: Postfach-Watcher zieht Rechnungs-PDFs, extrahiert strukturierte Positionen (Document AI, EU-gehostet).
- Abgleich-Engine: regelbasierter Dreiwege-Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang. Ohne KI — dieser Teil muss prüfbar sein.
- Klärfälle: KI entwirft die Klärungs-E-Mail an den Lieferanten aus dem Differenzbericht; ein Mensch gibt frei, bevor etwas versendet wird.
- ERP-Buchung: abgeglichene Rechnungen werden über die ERP-API gebucht, mit vollständigem Audit-Log.
Was manuell bleibt: Zahlungsfreigabe, Lieferanten-Eskalationen, alles, was der Abgleich unterhalb einer Konfidenzschwelle markiert.
4. Meilensteine und Preise
| Meilenstein | Ergebnis | Dauer | Festpreis |
|---|---|---|---|
| M1 — Proof of Concept | Extraktion + Abgleich auf 3 Monaten Ihrer historischen Rechnungen, Genauigkeitsbericht | 2 Wochen | 4.800 € |
| M2 — Produktiv-Pipeline | Postfach-Eingang, ERP-Buchung, Freigabe-Oberfläche, Fehlerbehandlung | 3 Wochen | 9.200 € |
| M3 — Härtung + Übergabe | Monitoring, Alerting, Runbook, Team-Einweisung | 1 Woche | 2.900 € |
Jeder Meilenstein wird einzeln abgenommen. Sie können nach M1 stoppen und behalten den Genauigkeitsbericht.
5. Was ich von Ihnen brauche
- Lesezugriff auf 3 Monate historische Rechnungen und Bestellungen (für M1 gerne anonymisiert).
- Eine Ansprechperson in der Buchhaltung für einen wöchentlichen 30-Minuten-Abgleich.
- ERP-API-Zugang zu einer Testumgebung (ab M2).
6. Annahmen und Ausschlüsse
- Das ERP bietet eine nutzbare API (wird im Scoping-Gespräch verifiziert; falls nicht, wird M2 vor Start neu kalkuliert).
- Der E-Mail-Versand an Lieferanten bleibt menschlich freigegeben — vollautomatischer Versand ist bewusst nicht Teil des Umfangs.
- Hosting auf Ihrer Infrastruktur oder in einer EU-Cloud; keine Daten verlassen die EU.
7. Entscheidung
Dieses Dokument ist so geschrieben, dass Sie es direkt an die Person weiterleiten können, die unterschreibt. Die Antwort, die Sie mir schulden, ist eines von drei Worten: Ja, Nein oder „Gespräch" — und alle drei sind in Ordnung.
Ihr Konzept folgt derselben Struktur: ein Festpreis-Angebot, das Sie direkt an die Person weiterleiten können, die unterschreibt — innerhalb von 24 Stunden.
Festpreis und Meilensteine — oder eine klare Absage mit Begründung.